Nasıl çalışıyor?

01

Tam olarak ne yapıyor

Muhasebe programınızın veritabanına salt okuma yetkisiyle bağlanır. Satış hareketlerinizi, cari kayıtlarınızı ve stok kartlarınızı okur; bunları anlamlı hâle getirip üç ayrı ekranda gösterir. Kendi ürettiği bilgiyi (teklifler, ziyaret kayıtları, kullanıcılar) ayrı bir veritabanında tutar.

• Ciro takibi. Dönem cirosu, aylık ve haftalık trend, geçen yılın aynı dönemiyle kıyas.
• Müşteri analizi. En çok alanlar, alımı azalanlar, tamamen bırakanlar, alım sıklığı.
• Mal analizi ve stok önerisi. En çok satanlar, mevsimsellik ve hangi maldan kaç adet almanız gerektiği — aşağıda ayrıntısı var.
• Alacak takibi. Kimin borcu var, kaç gün geçmiş — 30 / 60 / 90 gün kırılımıyla.
• Açık siparişler. Malı çıkmamış siparişler, hangi müşteride ne kadar beklediği.
• Teklif hazırlama. İskonto grupları uygulanmış hâliyle, yazdırılabilir ya da WhatsApp'tan gönderilebilir.
• Saha takibi. Satışçı hangi müşteride kaç dakika kalmış, ne konuşulmuş, ne almış.

KDV konusunda kafa karışıklığı olmasın diye her rakamın yanında yazıyor: ciro analizleri KDV hariç, cari bakiye ve ekstre KDV dahil. Biri satışı ölçer, diğeri gerçek borcu.

02

Üç ekran, üç ayrı iş

Patron

• Sabah raporu: dün ne oldu, bu hafta neye bakılmalı, geçen yıla göre gidişat.
• Dönem cirosu, satış grafiği, en çok satan mallar, kaybedilen müşteriler.
• Satışçı karnesi: kim ne kadar sattı, hedefin neresinde, hangi müşterileri kaybetti.
• Alacak yaşlandırma ve tahsilat radarı.
• Yetki yönetimi: müdürün ve satışçıların neyi görüp göremeyeceğini buradan belirlersiniz.

Müdür

• Patron ekranının, patronun açtığı kadarı. Her bölüm ayrı ayrı açılıp kapanır.
• Kapattığınız bölümün verisi müdüre hiç gönderilmez. Yalnızca ekranda gizlenmiş olmaz — sunucu o isteği reddeder.
• Ciro yetkisi kapalıysa sabah raporu da lira yazmaz; fatura sayısı ve isimlerle konuşur.

Satışçı

• Yalnız kendi müşterilerini görür. Başkasının müşterisi listede çıkmaz.
• Bir müşteriye dokununca iki yıllık alım geçmişi, cari bakiyesi, alım sıklığı ve almayı bıraktığı mallar tek ekranda açılır.
• Haftalık kişisel plan: geçen hafta ne yaptı, bu hafta hangi beş müşteriye dikkat etmeli, ilk üç iş ne.

03

Saha ve ziyaret takibi

Satışçı müşterinin kapısından girer ve uygulamada o müşteriyi açar. Sayaç sunucuda başlar — telefonda değil. Yani süre bilgisi güvenilirdir, elle değiştirilemez.

• Çıkarken aldığı siparişi, yaptığı tahsilatı ve kısa bir notu yazar. Not zorunludur; tutarlar boş bırakılabilir.
• Akşam patronun ekranında gün gün durur: kim, nerede, kaç dakika, ne konuşuldu, eli boş mu döndü.
• Günün altında o günün sipariş ve tahsilat toplamı çıkar.
• Telefon kilitlense, uygulama kapansa, hat gitse bile ziyaret kaybolmaz; satışçı tekrar girdiğinde kaldığı yerden devam eder.

04

Mal analizi ve stok önerisi

Toptancının en pahalı iki hatası: satan malda stoksuz kalmak ve satmayan malı depoda tutmak. Panel ikisini de rakamla söyler.

Alınması gereken adet

Panel her mal için tek bir cümle yazar: “şu maldan şu kadar al”. O malın kendi satış hızına ve elinizdeki stoğa bakar — genel geçer bir kural ya da tahmin değil, o malın kendi rakamı.

Proje işleri neden ayıklanıyor

Bir müteahhide tek seferde 400 metre boru sattıysanız bu sizin normal satışınız değildir. Panel bu tür tek seferlik büyük işleri tanır ve stok önerisine katmaz — katsaydı bir kerelik iş yüzünden depoyu doldurmanızı isterdi. Bu mallar listede proje satışı diye işaretlenir; merak ederseniz ayrıca görürsünüz.

A / B / C sınıflaması

Mallarınız cironuzdaki payına göre A, B ve C diye ayrılır ve hangisinin hangi grupta olduğunu panel söyler. A grubunda stoksuz kalmak pahalıya patlar; C grubunda depo doldurmak paranızı bağlar.

Mal kartında ne var

• Liste fiyatı (KDV hariç) ve gerçekte ortalama kaça sattığınız — aradaki fark iskonto disiplininizi gösterir.
• Eldeki stok, toplam satış adedi, satış trendi.
• O malı en çok alan müşteriler — kime teklif götüreceğiniz belli olur.
• Marka analizi: hangi markadan ne kadar ciro yaptığınız ve dağılımı.

05

Teklif ve alacak

Teklif

• Müşteriyi seç, malları ekle. Marka iskonto grubu tanımlıysa fiyat kendiliğinden iner.
• Ara toplam, KDV ve genel toplam ayrı ayrı görünür.
• Yazdırılabilir dosya olarak verilir ya da doğrudan WhatsApp'tan gönderilir.
• Müdürün hazırladığı teklifi, müşteri kendisine bağlıysa satışçı da görüp düzenleyebilir.

Alacak

• Kimin ne kadar borcu var, kaç gün geçmiş — 30 / 60 / 90 gün kırılımıyla.
• Vade hesabı programınızın kendi ödeme planı mantığıyla yapılır. Bazı programlarda “vade 3” üç gün demek değildir; 3 numaralı ödeme planı demektir ve o plan 60 gün olabilir. Bunu yanlış okuyan rapor, yanlış müşteriyi arar.
• Ödemeler en eski faturadan sayılır; “hangi fatura hâlâ açık” sorusunun cevabı doğru çıkar.

06

Yapay zekâ tarafı

Üç ayrı görev var. Hepsi aynı kaynağı kullanır: sizin kendi satış rakamlarınız.

Hafıza — asıl fark burada

Çoğu “yapay zekâlı rapor” her gün sıfırdan başlar; aynı cümleleri kurar ve bir hafta sonra kimse açmaz. Bunun iki aylık hafızası var: kendi geçmiş raporlarını okuyarak yenisini yazar.

• İşaret ettiği riski takip eder. Kapandıysa “kapandı” yazar, kapanmadıysa ısrar eder.
• Aynı cümleyi iki kez kurmaz.
• Aynı müşteriye daha önce verdiği taktiği hatırlar, tekrar önermez.
• Zamanla işletmenin mevsimselliğini ve tekrar eden sorunlarını tanır.

Uydurmaması için ne yapıldı

Yapay zekânın bilinen kusuru, bilmediği şeyi güzel cümleyle söylemesidir. Bu yüzden modele ne konuşamayacağı açıkça yazılmıştır:

• Yalnızca kendisine verilen veriyle konuşur. Kâr, marj, tahsilat gibi kendisine verilmeyen konularda rakam söyleyemez.
• Bir mal için “şu kadar gündür alınmıyor” diyecekse, o gün sayısını listeden birebir alır; kafadan gün sayısı üretemez.
• Ekrandaki her rakam sizin kendi kayıtlarınızdan hesaplanır. İsterseniz ilk gün oturur, kendi raporunuzla satır satır karşılaştırırız.

07

Güvenlik

Muhasebe kayıtlarınız

• Kurulumda veritabanı sunucusunda kendine dar yetkili ayrı bir kullanıcı açar.
• O kullanıcıya muhasebe veritabanlarında yalnızca okuma yetkisi verilir. Yazma denemesi uygulamada değil, veritabanı seviyesinde reddedilir.
• Panelin kendi ürettiği bilgi (teklifler, ziyaretler, kullanıcılar) ayrı bir veritabanında durur. Muhasebe tablolarınıza hiç dokunulmaz.
• Paneli silseniz muhasebeniz ilk günkü gibi kalır.

Dışarıya ne gidiyor

• Program sizin kendi bilgisayarınızda çalışır; kayıtlarınız orada durur.
• Sabah raporu için dışarıya yalnızca satış özetleri gider: ciro toplamları, trend, müşteri ve mal adları.
• Cari bakiye, tahsilat ve borç bilgisi gönderilmez.
• Satışçılar sahadan girerken şifreli bağlantı kullanılır. Bilgisayarınızda internete açık bir kapı bırakılmaz.

Kim neyi görüyor

• Her kullanıcı kendi şifresiyle girer. İlk girişte şifresini değiştirmek zorundadır.
• Satışçı yalnız kendi müşterilerini görür; başkasının müşterisine ulaşamaz.
• Müdürün göreceği bölümleri patron tek tek açıp kapatır.

08

Kurulum

• Sunucunuza bir klasör kopyalanır ve program çalıştırılır. Sihirbaz, kayıt defteri kaydı, ek program yok.
• Veritabanı bilgileri girilir ve “Sistemi Kur” denir. Program kendi veritabanını oluşturur, dar yetkili kullanıcısını açar ve muhasebe tarafını salt-okunur hâle getirir.
• Bir sorun çıkarsa hiçbir ayar değişmez; işlem geri alınır.
• Kurulumu ben yaparım. Sizin tarafınızda yapılacak bir şey yok.
• Ekip için ayrı program kurulmaz: web uygulamasıdır, telefondan ve bilgisayardan açılır.

Şu anda Mikro ile çalışıyor. Farklı bir muhasebe programı kullanıyorsanız arayın — veritabanınıza bakıp yapılabilir mi, açıkça söylerim.

09

Ne yapmaz

Satın alırken en çok kızdıran şey, olmayan bir özelliğin varmış gibi anlatılmasıdır. Onun için sınırları da yazıyorum:

• Muhasebe programınızın yerine geçmez. Fatura kesmez, irsaliye düzenlemez, stok girişi yapmaz. Onlar yine programınızda yapılır.
• Kayıtlarınıza yazmaz. Panelde yaptığınız hiçbir işlem muhasebe kayıtlarınızı değiştirmez.
• Kâr ve marj hesabı yapmaz. Maliyet verisi almadığı için kârlılık üzerine yorum da yapmaz.
• Sizin yerinize karar vermez. “Şunu yap” der, gerekçesini rakamla gösterir; kararı siz verirsiniz.